2022.05.07 2023.03.12

【入力ミス撲滅！】リスト化で選択式へ。複数連動と自動追加の方法

しんたろ。

この記事を見るとわかること

入力ミスがなくなる
そのため、データの共有がしやすくなる
結果、効率があがり全体の残業時間が下がる

Excelにある「プルダウンリスト」を上手に活用できると、売上表やシフト表、アンケートを作成したりとデータの管理する作業がとても簡単になります。この記事では、プルダウンリストの基本的な使い方から応用的な使い方まで紹介しますので、ぜひ業務にお役立ちできれば幸いです。

この記事の目次

LINEでExcelを気軽に学べる
「プルダウンリスト」とは［入力］→［選択式］に変えてリストにする。
プルダウンリスト作成方法
新しく項目を追加する際に自動でリスト追加する方法
- OFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせる方法
プルダウンリストの応用編
さいごに
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LINEでExcelを気軽に学べる

「プルダウンリスト」とは［入力］→［選択式］に変えてリストにする。

上図の「いちご、りんご」が入っているリストのことを《プルダウンリスト》といいます。

Excelのアンケートやデータベースなどで使用されているものを見たことが多いのではないでしょうか。

プルダウンリストにするメリット

入力ミスが減る
選択肢が限られるので集計が簡単になる
作業をマニュアル化できることで、独人化を防げる

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プルダウンリスト作成方法

プルダウンリストの存在を知っている方は非常に多く知名度も高いですが、作成方法について知っている方はそこまでいません。

まずはプルダウンリストの基本的な作成方法からいきましょう。

『選択』の方法　→　【データの入力規則】を使う

入力してミスが起きる環境であれば「文字を入力させる」から「文字を選ばせる」に変えましょう！

え、どうやって選ばせるの？

「データタブ」にある「データの入力規則」を使おう♪

入力規則の設定手順

任意のセル、またはセル範囲に[データの入力規則]を設定すると

そのセルには指定した値しか入力できなくなります。

入力値の種類は[リスト]を選択肢、元の値（ソース）に表示したい値をカンマで区切る。

これで「選択」することはでき・・・

るけど値入力する事が手間だね

まだ良い方法があるよ♪そんなときはリスト化しちゃおう

セルに入力されている値からリスト作成

先程、ソースに手打ちで入力していましたが

既にデータがある場合は、

先程手打ちしたソースにセル範囲指定しましょう。

すると、ドロップリストから選択することが可能に！

［ソース］にセル範囲をしてする。絶対参照($)にしないと２行目以降のセルが１行ずつ下にずれていってしまうため注意。

新しく項目を追加する際に自動でリスト追加する方法

「項目を追加しないといけなくなった」

そんな場合に自動でプルダウンメニューに追加させることも可能です。

いちいちデータを設定しなおさなくても、自動でプルダウンに連動させることができます。

OFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせる方法

こちらの組み合わせでできる方法を紹介します。

OFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせる方法

自動追加設定をする手順

プルダウンが作成されているセルを選択する
データタブ　→　[データの入力規則]を選択
元の値に関数式を入力
OKをクリック

[元の値：]以下の数式を入力ください。

「=OFFSET($B$3,0,0,COUNTA(B:B),1)」

OFFSET関数の１番目の引数にはB列の項目リスト最上部セルを指定してください。

上図で説明すると、「りんご」が入力されているセルになります。その際に、随時動くと困るため、絶対参照をしてください。

>>絶対参照の詳しい説明をみる

OFFSET関数の２番目の引数は「行数」、３番目の引数は「列数」を意味していますが、今回はどちらにも動かす指示をしないため、「行数０,列数０」にしてください。

４番目の引数は「高さ」になります。ここに「COUNTA関数を使い、範囲をリスト表の列に指定」を代入してください。

すると、「リスト表」に追加していくだけで、勝手に追加されていきます。

プルダウンリストの応用編

プルダウンリスト作成における応用編になります。

使えるものばかりなので、ぜひ活用ください。

ショートカットキーのAltボタンでプルダウンリストを選択する

プルダウンリストを作成する場合にキーボードの「Altキー　＋　↓」でプルダウンリストを作成できます。マウスを使う手間を省けるショートカットキーなので、ぜひ覚えてください。

「入力時メッセージ」にコメントを入れて、入力者に伝える

セルC4に性別を選択する際に「入力時メッセージ」を表示する方法があります。入力漏れも防げますし、記入者にも配慮された環境を整えることができます。

設定方法は「データの入力規則」→「入力時メッセージ」タブで設定が可能です。

プルダウンリスト入力メッセージ — 「タイトル：」と「入力時メッセージ：」を入力すればOK

「エラーメッセージ」表示で選択肢以外の入力を禁止に

「エラーメッセージ」の設定をすると、入力ミスがあった際に入力者へ注意喚起ができます。

設定方法は「データの入力規則」→「エラーメッセージ」タブで設定が可能です。「スタイル」とありますが

「停止」→違う値を入力できない。修正するのみ。
「注意」→違う値を入力できる。
「情報」→違う値を入力できる。ただの確認のみ。

上記内容となっているため、どうしても他の入力をしてほしくない時は「停止」を選択すればOKです。

複数連動型プルダウンリスト作成：INDIRECT関数を使う方法

プルダウンの自動追加設定をする手順

まずは「テーブル化」を作成
次に「列名」を付ける。
最後に「入力規則設定」と「INDIRECT関数」

①まずは「テーブル化」を作成

上記表を元に作成していきますね♪

②次に「列名」を付ける。

③最後に「入力規則設定」と「INDIRECT関数」

さいごに

今回の記事では、プルダウンについて解説しました。

プルダウンは入力間違いにもつながるし効率化にはかかせません♪

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