Excel中級者

[Excel]入力を《リスト化で選択式へ》。複数連動と自動追加の方法

しんたろ。
この記事を見るとわかること
  1. 入力ミスがなくなる
  2. そのため、データの共有がしやすくなる
  3. 結果、効率があがり全体の残業時間が下がる

Excelにある「プルダウンリスト」を上手に活用できると、売上表やシフト表、アンケートを作成したりとデータの管理する作業がとても簡単になります。この記事では、プルダウンリストの基本的な使い方から応用的な使い方まで紹介しますので、ぜひ業務にお役立ちできれば幸いです。

「プルダウンリスト」とは[入力]→[選択式]に変えてリストにする。

上図の「いちご、りんご」が入っているリストのことを《プルダウンリスト》といいます。

Excelのアンケートやデータベースなどで使用されているものを見たことが多いのではないでしょうか。

プルダウンリストにするメリット
  • 入力ミスが減る
  • 選択肢が限られるので集計が簡単になる
  • 作業をマニュアル化できることで、独人化を防げる
しんたろ。

入力を無くす世界へご案内!

プルダウンリスト作成方法

プルダウンリストの存在を知っている方は非常に多く知名度も高いですが、作成方法について知っている方はそこまでいません。

まずはプルダウンリストの基本的な作成方法からいきましょう。

『選択』の方法 → 【データの入力規則】を使う

入力してミスが起きる環境であれば「文字を入力させる」から「文字を選ばせる」に変えましょう!

あずたろ。

え、どうやって選ばせるの?

しんたろ。

「データタブ」にある「データの入力規則」を使おう♪

↑入力規制をかけている状態
↑リストにない項目は入力できないので誤入力を防げる。

入力規則の設定手順

任意のセル、またはセル範囲に[データの入力規則]を設定すると

そのセルには指定した値しか入力できなくなります。

あずたろ。

これで「選択」することはでき・・・

るけど値入力する事が手間だね

しんたろ。

まだ良い方法があるよ♪そんなときはリスト化しちゃおう

セルに入力されている値からリスト作成

先程、ソースに手打ちで入力していましたが

既にデータがある場合は、

先程手打ちしたソースにセル範囲指定しましょう。

すると、ドロップリストから選択することが可能に!

[ソース]にセル範囲をしてする。絶対参照($)にしないと2行目以降のセルが1行ずつ下にずれていってしまうため注意。

新しく項目を追加する際に自動でリスト追加する方法

「項目を追加しないといけなくなった」

そんな場合に自動でプルダウンメニューに追加させることも可能です。

いちいちデータを設定しなおさなくても、自動でプルダウンに連動させることができます。

  • OFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせる方法

こちらの組み合わせでできる方法を紹介します。

OFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせる方法

自動追加設定をする手順
  1. プルダウンが作成されているセルを選択する
  2. データタブ → [データの入力規則]を選択
  3. 元の値に関数式を入力
  4. OKをクリック
プルダウンリストOFFSET関数COUNTA関数

[元の値:]以下の数式を入力ください。

「=OFFSET($B$3,0,0,COUNTA(B:B),1)」

OFFSET関数の1番目の引数にはB列の項目リスト最上部セルを指定してください。

上図で説明すると、「りんご」が入力されているセルになります。その際に、随時動くと困るため、絶対参照をしてください。

>>絶対参照の詳しい説明をみる

OFFSET関数の2番目の引数は「行数」、3番目の引数は「列数」を意味していますが、今回はどちらにも動かす指示をしないため、「行数0,列数0」にしてください。

4番目の引数は「高さ」になります。ここに「COUNTA関数を使い、範囲をリスト表の列に指定」を代入してください。

プルダウンリスト追加後

すると、「リスト表」に追加していくだけで、勝手に追加されていきます。

プルダウンリストの応用編

プルダウンリスト作成における応用編になります。

使えるものばかりなので、ぜひ活用ください。

ショートカットキーのAltボタンでプルダウンリストを選択する

Altキー+↓

プルダウンリストを作成する場合にキーボードの「Altキー + ↓」でプルダウンリストを作成できます。マウスを使う手間を省けるショートカットキーなので、ぜひ覚えてください。

「入力時メッセージ」にコメントを入れて、入力者に伝える

セルC4に性別を選択する際に「入力時メッセージ」を表示する方法があります。入力漏れも防げますし、記入者にも配慮された環境を整えることができます。

設定方法は「データの入力規則」→「入力時メッセージ」タブで設定が可能です。

プルダウンリスト入力メッセージ
「タイトル:」と「入力時メッセージ:」を入力すればOK

「エラーメッセージ」表示で選択肢以外の入力を禁止に

プルダウンリストエラー表示

「エラーメッセージ」の設定をすると、入力ミスがあった際に入力者へ注意喚起ができます。

設定方法は「データの入力規則」→「エラーメッセージ」タブで設定が可能です。「スタイル」とありますが

  • 「停止」→違う値を入力できない。修正するのみ。
  • 「注意」→違う値を入力できる。
  • 「情報」→違う値を入力できる。ただの確認のみ。

上記内容となっているため、どうしても他の入力をしてほしくない時は「停止」を選択すればOKです。

複数連動型プルダウンリスト作成:INDIRECT関数を使う方法

プルダウンの自動追加設定をする手順
  1. まずは「テーブル化」を作成
  2. 次に「列名」を付ける。
  3. 最後に「入力規則設定」と「INDIRECT関数」

①まずは「テーブル化」を作成

INDIRECTプルダウン入力規則
しんたろ。

上記表を元に作成していきますね♪

INDIRECTプルダウン入力規則
まず「E2:F4」を範囲選択し、「ホーム→テーブルとして書式設定」をクリック。
INDIRECTプルダウン入力規則
好きな書式を選んでok
INDIRECTプルダウン入力規則
「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックをいれると
INDIRECTプルダウン入力規則
「赤い物」「黄色いもの」が見出しになります。

②次に「列名」を付ける。

INDIRECTプルダウン入力規則
次に「E3:E4」を範囲選択し、左上のセル名に「赤い物」と付ける。「黄色いもの」も同様に。

③最後に「入力規則設定」と「INDIRECT関数」

INDIRECTプルダウン入力規則
「C2」には「赤い物」「黄色いもの」を元の値に選択しokをクリック。
INDIRECTプルダウン入力規則
「C3」をリストにし、元の値に「=INDIRECT(1つ目のリストセルを選択)」として「C2」を選択。
INDIRECTプルダウン入力規則
エラーが出ますが、気にせず「はい」をクリック
INDIRECTプルダウン入力規則
「タイトル」に応じて「果物名」のリストも変わる複数連動の完成!

さいごに

今回の記事では、プルダウンについて解説しました。

プルダウンは入力間違いにもつながるし効率化にはかかせません♪

全会社員を残業地獄から救いたい
本ブログの有効活用方法
1
Concept
初心者に分かりやすい解説

しんたろ。ブログでは「少しでも残業を減らしたい」「時間効率を上げて新しいことにチャレンジしたい」「仕事で評価を上げて年収を上げたい」そんなあなたに向けて私が学んできたノウハウを最短ルートで教えるExcelブログとなっています。

覚えておくべき関数や操作方法を徹底解説!

2
Concept
Excelを最短で
習得する方法を解説

「独学で習得できる気がしない」そんな方に効率よく習得できる記事を書きました。

本や動画を紹介していますが、やはり一番効率の良い習得方法は、講師にわからないことを質問できる『オンラインスクール』です。

3
Concept
Excelが大活躍!
会社員でも不就労所得を作れる。

「会社の収入だけでは不安」そう思い出会った副業がブログでした。書いた記事たちが、あなたが寝ている間もずっと働いてくれます。『不就労』の完成です。

記事を書く際の様々な分析にExcelがとても役立ちます。私は2023年末までにブログで脱サラする予定です!

あなたもブログで脱サラしましょう。

お問い合わせ

Contact

問い合わせより直接相談していたくと
無料で相談にのりますよ♪

お気軽にご相談ください♪


ABOUT ME
しんたろ。
しんたろ。
脱サラ目指す会社員
デスクワークに追われ、仕事が極端に遅かった私がExcelを学んだら会社から評価され残業も大幅削減を実現!早期FIREするための副業もしています。 あなたの人生も好転させたい!ぜひ本ブログをご活用ください。
記事URLをコピーしました