Excel初心者

[Excel]意外と奥が深い。初心者が通る登竜門「SUM関数」を極める方法

しんたろ。

あなたは合計するときに使う関数をご存知ですか?

SUM関数

「()の中に合計したいセルをいれるだけでいいんでしょ?」

そう思ったあなた。

大正解です。

今回はExcelの代表関数のSUM関数において

  1. 基本的な使い方
  2. SUM関数にありがちなミスと回避方法
  3. 計算結果を他のセルへ間違いなくコピーする方法
  4. SUM関数での入力スピードを3倍上げる方法

以上の4つを説明していこうとおもいます。

しんたろ。

これであなたもSUM関数マスター!

「SUM関数」の基本的な使い方

冒頭にも話したように、SUM関数は

指定したセル範囲の合計を求める関数

になります。

SUM関数の基本的な書式は

=SUM(セル範囲

()内に計算したいセルの範囲を入れてあげましょう。

ちなみに余談ですが、()の中で指定するセル範囲や条件のことを

「引数」

といいますので、覚えておくと他の関数でも融通が効くと思います。

適当なセル範囲をマウスでドラッグ(左クリック長押し)すると

「A1:A3」のようセル範囲の開始と終端のセル番地を「:」(コロン)で

繋いだ形式で引数のセル範囲が入力されます。

こんな感じの状態のことですね。

そのまま数字を入れて計算してみましょう。

しっかり計算されましたね。

しんたろ。

この範囲選択方法を「範囲指定方式」といいます♪

また、複数箇所あるセルの値を指定したい場合は

コントロールキーを押しながら対象セルを左クリックすると

個別に選択することができます。

先ほどは範囲指定で(:)コロンで表示されましたが

個別ですると(、)コンマで区切られます。

さまざまな箇所に散っているところでも

この通り問題なく合計できます。

しんたろ。

さっきは「範囲指定方式」でしたが

こちらは「個別指定方式」といいます♪

SUM関数にありがちなミスと回避方法

関数を利用したからといって

「計算ミスがない」

という考えは捨ててください。

「いやいや、何ゆーとん関数が計算間違えるわけないやん」

その通り。間違いはないんです。

ただし、正しいセル範囲や正しい数式が指定されている場合の話です。

何も考えずに参照元をコピペでずらしたり

行や列にセルを挿入したりすると

ズレて計算ミスが起きやすいです。

例えばの例を下にて説明します。

お店Aとお店Bがあったとします。

それぞれ在庫があったとした時に

「あ、お店ごとに何の在庫があるか整理したい」ということで

各お店の商品の詳細を追加します。

お店Aのりんごとトマトが含まれてしまっているため

本来であれば「3000」が「4000」という

間違った合計数値が入ってしまいます。

行を挿入した事でセル範囲も自動拡張されてしまい

勝手にSUM関数の計算範囲内に違うデータが入ってしまいます。

しんたろ。

こんな場合は「個別指定方式」でした方が拡張されず計算ミスを未然に防ぐことができます♪

SUM関数を他のセルへコピーする方法

SUM関数をコピーした場合、通常だと

参照状態が保たれた状態」

で関数の内容がコピーされます。

仕組みを理解しておくと、コピーした大元の

同じ位置関係にあるセルの計算

を行う際に非常に重宝します!

↑セルB8をコピーしてセルC8にペーストすると・・・

上の図はセルをコピペして入力する関数をしましたが

関数で表示されているセルの値を直接コピーしたい

そんな方にはこちらの方法があります。

まず、結果が表示されているセルをコピーするまでは同じです。

貼り付け方を変えます。

↑セルC2をコピーして貼り付け先にセルを合わせる。今回はD8

↑「ホーム」タブの貼り付けで「値の貼り付け」をする。

しんたろ。

コピーした後、貼り付けたいセルにカーソルを合わせ右クリックで貼り付け方法を選択することもできます♪

SUM関数での入力スピードを3倍上げる方法

関数のなかでもSUM関数は頻繁に使用する関数のなので

使う頻度の多い関数ほど”すばやく”入力する方法を

覚えておいた方が作業効率を格段に向上できます。

まずは代表的な入力方法を紹介します。

  1. ショートカットキー Windows「Alt + shift + =」Mac「⌘+shift+t」
  2. 使用したいセルにカーソルを合わせ、「@SU」まで入力すると「SU」から始まる関数一覧が表示されるため、候補から選択する。
  3. [数式]タブの[オートSUM]ボタンをクリックする。

「=」を使っても同じように出来ますが、shiftキーを利用しないと

入力できない文字を手入力しなくてすむので

関数名をスムーズに入力することができます。

しんたろ。

「@」は他の関数でも使用できますので重宝します♪

知っておくと便利!

検算に便利なステータスバーの情報を見る習慣をつけましょう!

セル範囲を選択すると画面右下に

・平均

・データ個数

・合計

3つが表示されます。

SUM関数やAVERAGE関数、COUNT関数を使わなくても

手軽に見れるので、覚えておくと便利な仕組みです。

さいごに

SUM関数から始まる方多いとおもいますが

まずはこのブログで触れている使い方を実践してみて

「なるほど。関数ってこんな感じなんや」

「思ったより難しくないな」

と思っていただければ幸いです♪

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