Excel便利機能

[Excel]設定時間5分!共有ブック機能を設定して簡単に複数人で編集する方法

しんたろ。

「「編集のためロックされています」誰じゃ−!大至急編集しないといけないのに!」

「Excelを複数人で同時にブックの編集をしたいんだけど!」

他の人が編集中だと自分が編集できない・・・あるあるですよね。

しんたろ。

そんな方に今回は5分でできる「ブックの共有化」について解説します。

この記事を見るとわかること
  • 共有ブック機能を設定する方法がわかる
  • 共有ブック機能を使用するデメリットがわかる
  • 変更履歴を記録する方法がわかる
  • 共有ブックを解除する方法がわかる
  • 共有ブック機能時のよくある悩みが解決できる

共有ブック(ファイル)機能とは

共有ブック機能とは、Excelの標準装備で設定をするとブックを共有することで複数のユーザーで同時に編集ができるようにする機能です。

「どこを編集したか」などの変更履歴記録保存することができます。

もしブック共有をおこなっていない場合、あなたも見たことが必ずあるであろう

「編集のためロックされています」

とメッセージが出て編集ができない現象に陥ります。

読み取り専用を設定or解除をしたい方向けの記事がありますので、こちらの記事をご参照ください。

>>設定時間5分!読み取り専用の設定方法と解除をする方法をみる

しんたろ。

読み取り専用の度に手が止まってしまうのは作業効率が下がる原因の1つ

共有ブック機能を使用する際のデメリット

共有ブック機能を使用すると、以下の機能が制限されるので注意が必要です。

  • グラフの作成
  • シートの削除
  • セルの結合or解除
  • テーブル機能が使えない
  • ピポットテーブルの作成
  • 条件付き書式の追加or変更
  • ハイパーリンクの挿入or変更
  • データの入力規則の追加or変更
  • 外部リンクを繋げるができない。

よく使う機能が制限されますので、機能を使いたい場合は共有ブックを解除してください。

また、複数のユーザーで編集をすると、急なトラブルなどでExcelファイルが壊れる可能性があります。

定期的にデータ保存を行うなど、バックアップは必須になります。

しんたろ。

関数は通常通り使えるから状況に応じて使い分けよう

Microsoft 365のExcelでもブックの共有はできる。ただし手順が必要。

Office365を契約している場合、「校閲」タブ内に「ブックの共有ボタン」が表示されていません。まずは「ブックの共有ボタン」を追加しましょう。

ブックの共有説明1

共有ブック機能の設定方法

クイックアクセスツールバーに「ブックの共有」ショートカットを追加する手順を説明します。操作自体は簡単ですので5分もあれば終わります。

設定方法手順の流れ(作業時間:5分)
  1. 「ファイル」タブ→「オプション」をクリック
  2. クイックツールバー→すべてのコマンド→「ブックの共有」を選択して「追加(A)>>」をクリック
  3. クイックツールバーに追加された「ブックの共有(レガシ)」をクリック
  4. 共有ブック機能を設定
  5. ブックを保存 -FIN-
しんたろ。

Windows・Macで設定方法が違うところは分けて解説します。

①「ファイル」タブ→「オプション」をクリック

Excel2016

クイックアクセスツールバーの行き方その1
クイックアクセスツールバーの行き方その2

Microsoft365

クイックアクセスツールバーの行き方その3
クイックアクセスツールバーの行き方その4

ホームExcelタブ→「環境設定」タブ→「リボンとツールバー」をクリック

②クイックツールバー→すべてのコマンド→「ブックの共有」を選択して「追加(A)>>」をクリック

ブックの共有設定Windows
※Windows画面
ブックの共有設定Mac
※Mac画面
  1. 【クイックアクセスツールバー】を選択。
  2. 「コマンドの選択」→【すべてのコマンド】を選択。
  3. 【ブックの共有(レガシ)】を選択。
  4. Excel2016は【追加(A)>>】をクリック。
    Microsoft 365なら【 > 】をクリック
  5. 「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」に【ブックの共有(レガシ)】が追加されたことを確認したら【保存】をクリック。

③クイックツールバーに追加された「ブックの共有(レガシ)」をクリック

クイックアクセスツールバー
※共通画面

最上段の「クイックアクセスツールバー」に【ブックの共有(レガシ)】が追加されています。こちらをクリック。

④共有ブック機能を設定

ブックの共有設定方法Windows
※Excel2016の画面
ブックの共有設定方法Mac
※Microsoft 365の画面
  1. 「編集」タブをクリック。
  2. Excel2016は【新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します(U)】にチェック。
    Microsoft 365なら【複数のユーザーによる同時編集を行う】にチェック。
  3. 【OK】ボタンをクリック。

⑤ブックを保存 -FIN-

Excel2016

【OK】をクリックして保存。

Microsoft 365

【保存】をクリックして保存。その後通知が出ますが【保存】をクリック。

共有ブックの設定完了
※Excel2016の画面
※Microsoft Office365の画面

設定が終わると「ファイル名-共有-」と表示されます。

共有ブックの変更履歴を記録する方法

共有ブックを設定した後は、変更履歴を残すことができます。履歴内容は

  • いつ
  • 誰が
  • どこを
  • どう変更したのか

変更履歴の設定を確認する方法を説明していきます。

変更履歴を有効にする方法

ブックの共有(レガシ)設定が有効になっているか確認
※Microsoft 365の画面
  1. Excelクイックアクセスツールバーの【ブックを共有(レガシ)】をクリック
  2. 【詳細設定】をクリック
  3. 「変更履歴」タブの【変更履歴を次の期間保持する】にチェックが入っているか確認。デフォルトでは30日間と指定されているため、好きな期間を設定してください。
  4. 【OK】ボタンをクリック。

変更履歴を確認する方法

 「クックアクセスルールバー」のアクセス方法は【目次①「ファイル」タブ→「オプション」をクリック】を確認ください。オプションをクリックしたあとから解説します。

※Excel2016の画面
※Microsoft 365画面
  1. 【クイックアクセスツールバー】をクリック
  2. 「コマンドの選択」→【すべてのコマンド】を選択
  3. Excel2016は【変更の追跡(レガシ)】をクリック。
    Microsoft 365では【変更履歴の記録(レガシ)】をクリック。
  4. Windowsは【追加(A)>>】をクリック。Macなら【 > 】をクリック
  5. 「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」に追加されたことを確認したら【保存】をクリック。

 「クイックアクセスツールバー」に追加された【変更の追跡(レガシ)】(Excel2016)or【変更履歴の確認(レガシ)】(Microsoft 365)をクリックして【変更箇所の確認】をクリック。

 「反映する変更の選択」ダイアログボックスが表示され、変更対象の指定ができます。変更日・変更者・場所を指定して【OK】ボタンをクリック。

 ブックを変更していると「変更箇所の確認」ダイアログボックスが表示されますので、こちらで詳細の確認を行うことができます。

【反映する】ボタンをクリックすると共有ブックに反映します。

実際にどこのセルを変更したか変更箇所を抽出する方法

 「クイックアクセスツールバー」に追加された【変更の追跡(レガシ)】(Excel2016)or【変更履歴の確認(レガシ)】(Microsoft 365)をクリックして【変更箇所の確認】をクリック。

  1. 変更日→すべてを選択。
  2. 新しいシートに変更箇所一覧を作成する】にチェック。
  3. 【OK】をクリック。

「履歴」シートが新しく作成され、こちらに細かい内容が一覧で確認できます。

しんたろ。

日付・編集者・変更の種類・変更後の値など細かく確認できて便利!

共有ブックを解除する方法

対象ブックを開いて①「校閲」タブ → ②【ブックの共有を解除】をクリック。
しんたろ。

1クリックで解除できます♪

共有ブックを使用する際によくあるトラブルQ&A

共有ボタンがない。共有できない。

①基本的には「校閲」タブ内に「ブックの共有」ボタンが表示されていますが、Office365のExcel2016やExcel2019だと表示されていません。

【ブックの共有】をするためには冒頭解説した「目次:Microsoft 365のExcelでもブックの共有はできる。ただし手順が必要。」をご参照ください。

②テーブル化や外部とリンクが繋がっているとエラーがでます。どちらも解除しなくてはなりません。

「共有違反のため保存されません」と表示され上書き保存されない

古いバージョンのExcelと「共有違反のため保存されません」とエラーメッセージが表示されます。※古いバージョンとはWindows Vista上のExcel2007Excel2010Windows7のことを指します。

対策方法としては、以下の公式HPリンクに詳細説明がありますのでご活用ください。

>>リンク:「Windows Vista または Windows 7 上の Excel 2007 または Excel 2010 でファイルの上書き保存に失敗する場合がある」の対策方法をみる

まとめ

しんたろ、

共有ブック機能を使用する際に注意点がありました。

  • グラフの作成
  • シートの削除
  • セルの結合or解除
  • テーブル機能が使えない
  • ピポットテーブルの作成
  • 条件付き書式の追加or変更
  • ハイパーリンクの挿入or変更
  • データの入力規則の追加or変更
  • 外部リンクを繋げるができない。
アイコン名を入力

ただし、デメリットがあっても共有ブック機能はとても便利な機能です♪

手順は以下の通りです。

設定方法手順の流れ(作業時間:5分)
  1. 「ファイル」タブ→「オプション」をクリック
  2. クイックツールバー→すべてのコマンド→「ブックの共有」を選択して「追加(A)>>」をクリック
  3. クイックツールバーに追加された「ブックの共有(レガシ)」をクリック
  4. 共有ブック機能を設定
  5. ブックを保存 -FIN-
しんたろ。

「読み取り専用」を設定したいor解除したい方向けの記事があります。

>>設定時間5分!読み取り専用の設定方法と解除をする方法をみる

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しんたろ。
しんたろ。
脱サラ目指す会社員
デスクワークに追われ、仕事が極端に遅かった私がExcelを学んだら会社から評価され残業も大幅削減を実現!早期FIREするための副業もしています。 あなたの人生も好転させたい!ぜひ本ブログをご活用ください。
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