[効率化思考]ポモドーロ・テクニックで作業効率を何十倍も上げる方法

集中力継続って難しい・・

集中したいときのオススメの方法を教えます！

しんたろ。

Excel歴10年以上のプロ

Profile

【実績】
□2016年
海外拠点において、Excelでの業務改善による納期遵守率50%→100%達成。
□2018年
自動化を促進させ、自身の残業時間を年間240時間削減成功。
□2023年
├ブログとTwitter開始
├Excel無料相談会→即日満席
└ChatGPT×Googleスプレットシート配布で1週間で35万インプ達成

仕事ができなくて毎日上司に叱責されていた私がExcelを学んだら評価され残業を大幅に削減！現在は職場改善チームに所属し、PythonやRPAなどのツールで会社全体の改善をしています。仕事の依頼はTwitterのDMまで！

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やり方の紹介

やり方は至ってシンプル。

「え？こんだけでいいの？」って思った方。

普段の作業を思い返してみてください。

時間を管理することなく、ずーーーーっとパソコンで作業していませんか？

例えば今が朝の９時で

「今日の１６時までに資料を完成させないかん！」

ひたすら資料作り始めますよね。

そこから１時間経過・・・２時間経過・・・

集中力が途切れる。優先順位の低いものに手を出す。そして

「うわ・・・間に合わなかった・・・」

最悪の事態に陥ります。

極端な例ですが、少なからず

「集中力が持たない」

ということをあなたも経験したことが何回もあるはず。

そんなあなたにポモドーロ・テクニックがオススメなんです。

『５分の休憩ももったいないんじゃい！』

そう思ったあなた

大間違いです。

１時間や２時間続けてやってると集中力が下がるんですよ？ということは

効率がどんどん悪くなっているんです。

ポモドーロ・テクニックを使えば２５分作業×５分間休憩を

繰り返すだけで断続的に作業に集中できます。

私もこのテクニックに出会ってから、かなり作業効率あがりました。

スキルを持っていても集中できなければそのスキルを

活かすことができません。

この方法を知るまでは時間が経てば経つほどダラダラ作業になってしまい、結果的に効率が悪かった・・・

ポモドーロ法を活用して時間を管理する方法

結果的にやった時間ではなく

いかに効率化して作業を行うか

の大切さが伝わったと思うので、次は

「ポモドーロ法を活用して時間を管理する方法」

について教えます。

一般的にフルタイムで勤務をおこなうのであれば

１日に１６回ポロモードを行えることになりますが、ここで注意なのが

「必ず１６回しなければならない」

というわけではないということを念頭にいれておくこと。

ToDoリストを達成するために必要なポロモードを行うことが大事。

また、完了したポモドーロの回数を記録しておくことをオススメします。

記録をしておくとですね、自分が行う上での実力値なので

今後のスケジュールが計画しやすくなります。

次回類似のタスクが発生した際には、時間表を作成し、過去の記録を使用して

そのタスクを達成するために必要なポモドーロの回数が予測できため

前もって要する時間がわかります。

タスクを計画する際の３つのコツ

ポモドーロを使用する前に

タスク管理も大事ということも伝わったところで

「タスクを計画する際の３つのコツを紹介します。」

①については、ポモドーロが５回以上必要となることが

予想できる場合には、より小さく細分化することをオススメします。

例えばレポートを作成する必要があれば、レポート作成プロセスの

段階別にタスクを作成できます。

『調査・アウトライン作成・ドラフト作成・編集』

②については、ポモドーロが１階分に満たない場合、満たないタスク同士を

組み合わせた方が良いですね。たとえば「会議を予定する」→「メールを送信する」

は同じセッションにします。これをタイムブロックと呼びます。

③については、タスクが予想以上に長引いた場合を想定しましょう。

何事もカツカツに予定を入れ込みすぎると１個ずれただけで

全てがズルズルと崩れていきます。

何事も余裕を持つことをオススメします

５分の休憩は何をすればよいか。

25分の作業方法のやり方、準備のやり方がわかり

いざ始めたときに来る休憩。

あら？この時何をすれば良いんだ？

そう思ったあなたにオススメの休憩方法があります。

基本的に集中して作業をしていたため、精神的疲れがドッときていると思います。

極力脳を休めて情報を沢山吸収できる時間をつくりたいので

精神的な負担を減らすことに注力しましょう。

しっかり休憩してまた全力で作業にとりかかろう！

ポモドーロ・テクニックを使用する際に２つのオススメのアイテム

全てのやり方が伝わったということで

実際に私が使用しているオススメアイテムを紹介します。

まず１つ目。

作業をする上で基本的にExcelでデータを処理することが非常に多いです。

関数を使いこなすと作業効率化が凄まじく進みます。

「Excelとか聞いたことあるけど、いまいちわからない・・・」

「Excelを仕事場でつかっているけど、いまいち使い方がわからない・・・」

そんな方はオススメのリンクを貼っておきますので見てみてください♪

Excelを簡単に使いこなそう

また、Excelはちょっと高いですが、自分のPCに入れておくことを

オススメします。デスクワークを簡単にデータ化できるので素晴らしいです。

続いて２つ目。

25分作業と5分休憩と１５分〜３０分休憩の話をしましたが

市販の時計にはそんな機能ありませんよね。

そこでオススメなのが

『AppleWatch』

iPhoneにアプリを入れて、腕につけたAppleWatchの画面をタップするだけで

すぐポモドーロ・テクニックを使用することができます。

いちいちタイマーを設定しなくても良いんです。

便利な世の中になりましたね・・・。

超時短になりますよ＾＾

［これは・・・］Apple Watch SEで効率が超上がった件

さいごに

いかがだったでしょうか。

効率化の方法を知るだけで自分の持っているスキルを、最大限引き出すことができます。まずはやってみましょう＾＾

※補足ですが表紙がトマトになっている訳は、当時大学生だったフランチェスコ・シリロが勉強時間を測定するために、使ったものが『トマトの形をしたキッチンタイマー』だったことが由来です＾＾

全会社員を残業地獄から救いたい

本ブログの有効活用方法

1

Concept

初心者に分かりやすい解説

しんたろ。ブログでは「少しでも残業を減らしたい」「時間効率を上げて新しいことにチャレンジしたい」「仕事で評価を上げて年収を上げたい」そんなあなたに向けて私が学んできたノウハウを最短ルートで教えるExcelブログとなっています。

覚えておくべき関数や操作方法を徹底解説！

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2

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Excelを最短で
習得する方法を解説

「独学で習得できる気がしない」そんな方に効率よく習得できる記事を書きました。

本や動画を紹介していますが、やはり一番効率の良い習得方法は、講師にわからないことを質問できる『オンラインスクール』です。

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3

Concept

Excelが大活躍！
会社員でも不就労所得を作れる。

「会社の収入だけでは不安」そう思い出会った副業がブログでした。書いた記事たちが、あなたが寝ている間もずっと働いてくれます。『不就労』の完成です。

記事を書く際の様々な分析にExcelがとても役立ちます。私は２０２３年末までにブログで脱サラする予定です！

あなたもブログで脱サラしましょう！

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しんたろ。

Excel歴10年以上のプロ

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【実績】
□2016年
海外拠点において、Excelでの業務改善による納期遵守率50%→100%達成。
□2018年
自動化を促進させ、自身の残業時間を年間240時間削減成功。
□2023年
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├Excel無料相談会→即日満席
└ChatGPT×Googleスプレットシート配布で1週間で35万インプ達成

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