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[効率化思考]ポモドーロ・テクニックで作業効率を何十倍も上げる方法

しんたろ。
  1. 集中力が続かなく、すぐ他に興味が湧く。
  2. 時間管理がわからないため、いつも業務内に仕事が終わらない。
あずたろ。

集中力継続って難しい・・・

しんたろ。

集中したいときのオススメの方法を教えます!

やり方の紹介

  1. 25分【作業】 → 5分間【休憩】を1つのインターバル。
  2. ①を4回繰り返す。4回繰り返したら休憩を15分〜30分の休憩をとる。これを1つのセッションに。

やり方は至ってシンプル。

「え?こんだけでいいの?」って思った方。

普段の作業を思い返してみてください。

時間を管理することなく、ずーーーーっとパソコンで作業していませんか?

例えば今が朝の9時で

「今日の16時までに資料を完成させないかん!」

ひたすら資料作り始めますよね。

そこから1時間経過・・・2時間経過・・・

集中力が途切れる。優先順位の低いものに手を出す。そして

「うわ・・・間に合わなかった・・・」

最悪の事態に陥ります。

極端な例ですが、少なからず

「集中力が持たない」

ということをあなたも経験したことが何回もあるはず。

そんなあなたにポモドーロ・テクニックがオススメなんです。

5分の休憩ももったいないんじゃい!

そう思ったあなた

大間違いです。

1時間や2時間続けてやってると集中力が下がるんですよ?ということは

効率がどんどん悪くなっているんです。

ポモドーロ・テクニックを使えば25分作業×5分間休憩を

繰り返すだけで断続的に作業に集中できます

私もこのテクニックに出会ってから、かなり作業効率あがりました。

スキルを持っていても集中できなければそのスキルを

活かすことができません。

しんたろ。

この方法を知るまでは時間が経てば経つほどダラダラ作業になってしまい、結果的に効率が悪かった・・・。

ポモドーロ法を活用して時間を管理する方法

結果的にやった時間ではなく

いかに効率化して作業を行うか

の大切さが伝わったと思うので、次は

「ポモドーロ法を活用して時間を管理する方法」

について教えます。

一般的にフルタイムで勤務をおこなうのであれば

1日に16回ポロモードを行えることになりますが、ここで注意なのが

「必ず16回しなければならない」

いうわけではないということを念頭にいれておくこと。

ToDoリストを達成するために必要なポロモードを行うことが大事。

また、完了したポモドーロの回数を記録しておくことをオススメします。

記録をしておくとですね、自分が行う上での実力値なので

今後のスケジュールが計画しやすくなります。

次回類似のタスクが発生した際には、時間表を作成し、過去の記録を使用して

そのタスクを達成するために必要なポモドーロの回数が予測できため

前もって要する時間がわかります。

タスクを計画する際の3つのコツ

ポモドーロを使用する前に

タスク管理も大事ということも伝わったところで

「タスクを計画する際の3つコツを紹介します。」

①については、ポモドーロが5回以上必要となることが

予想できる場合には、より小さく細分化することをオススメします。

例えばレポートを作成する必要があれば、レポート作成プロセスの

段階別にタスクを作成できます。

『調査・アウトライン作成・ドラフト作成・編集』

②については、ポモドーロが1階分に満たない場合、満たないタスク同士を

組み合わせた方が良いですね。たとえば「会議を予定する」→「メールを送信する」

は同じセッションにします。これをタイムブロックと呼びます。

③については、タスクが予想以上に長引いた場合を想定しましょう。

何事もカツカツに予定を入れ込みすぎると1個ずれただけで

全てがズルズルと崩れていきます。

しんたろ。

何事も余裕を持つことをオススメします

5分の休憩は何をすればよいか。

25分の作業方法のやり方、準備のやり方がわかり

いざ始めたときに来る休憩。

あら?この時何をすれば良いんだ?

そう思ったあなたにオススメの休憩方法があります。

基本的に集中して作業をしていたため、精神的疲れがドッときていると思います。

極力脳を休めて情報を沢山吸収できる時間をつくりたいので

精神的な負担を減らすことに注力しましょう。

しんたろ。

しっかり休憩してまた全力で作業にとりかかろう!

ポモドーロ・テクニックを使用する際に2つのオススメのアイテム

全てのやり方が伝わったということで

実際に私が使用しているオススメアイテムを紹介します。

まず1つ目。

作業をする上で基本的にExcelでデータを処理することが非常に多いです。

関数を使いこなすと作業効率化が凄まじく進みます。

「Excelとか聞いたことあるけど、いまいちわからない・・・」

「Excelを仕事場でつかっているけど、いまいち使い方がわからない・・・」

そんな方はオススメのリンクを貼っておきますので見てみてください♪

また、Excelはちょっと高いですが、自分のPCに入れておくことを

オススメします。デスクワークを簡単にデータ化できるので素晴らしいです。

続いて2つ目。

25分作業と5分休憩と15分〜30分休憩の話をしましたが

市販の時計にはそんな機能ありませんよね。

そこでオススメなのが

『AppleWatch』

iPhoneにアプリを入れて、腕につけたAppleWatchの画面をタップするだけで

すぐポモドーロ・テクニックを使用することができます。

ちいちタイマーを設定しなくても良いんです。

便利な世の中になりましたね・・・。

超時短になりますよ^^

[レビュー]Apple Watch SEで時間効率を10倍上げる方法 「ただの時計に何ができるん」最初私が思っていた感想。 ですが、実際に使ってみると・・・なんだこの便利機能達は!手放せん!! ...

さいごに

 いかがだったでしょうか。

効率化の方法を知るだけで自分の持っているスキルを、最大限引き出すことができます。まずはやってみましょう^^

※補足ですが表紙がトマトになっている訳は、当時大学生だったフランチェスコ・シリロが勉強時間を測定するために、使ったものが『トマトの形をしたキッチンタイマー』だったことが由来です^^

全会社員を残業地獄から救いたい
本ブログの有効活用方法
1
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初心者に分かりやすい解説

しんたろ。ブログでは「少しでも残業を減らしたい」「時間効率を上げて新しいことにチャレンジしたい」「仕事で評価を上げて年収を上げたい」そんなあなたに向けて私が学んできたノウハウを最短ルートで教えるExcelブログとなっています。

覚えておくべき関数や操作方法を徹底解説!

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Excelを最短で
習得する方法を解説

「独学で習得できる気がしない」そんな方に効率よく習得できる記事を書きました。

本や動画を紹介していますが、やはり一番効率の良い習得方法は、講師にわからないことを質問できる『オンラインスクール』です。

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Excelが大活躍!
会社員でも不就労所得を作れる。

「会社の収入だけでは不安」そう思い出会った副業がブログでした。書いた記事たちが、あなたが寝ている間もずっと働いてくれます。『不就労』の完成です。

記事を書く際の様々な分析にExcelがとても役立ちます。私は2023年末までにブログで脱サラする予定です!

あなたもブログで脱サラしましょう。


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しんたろ。
しんたろ。
脱サラ目指す会社員
デスクワークに追われ、仕事が極端に遅かった私がExcelを学んだら会社から評価され残業も大幅削減を実現!早期FIREするための副業もしています。 あなたの人生も好転させたい!ぜひ本ブログをご活用ください。
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