【労働時間管理が楽々！】エクセルシフト表＆カレンダーの使い方

勤務表や実績表をExcelで作成しているんだけど

月が変わる毎に日付更新しないといけないし

どのシフトにどれだけ人が居るか数えないといけないし

作成途中で間違えると、最初に作っていたところを

全部修正しないといけないこともあるし

もう嫌だ！

実はExcelで管理できる方法があるよ♪

過重労働の防止や適正な給与計算には出勤・退勤をはじめとした勤怠状況の把握と管理が欠かせません。
勤怠管理の方法は様々ですが「なるべくお金を掛けずに勤怠管理したい」ですよね。実績表についてもです。

今回はExcel初心者でも簡単にカレンダーを作成する方法を紹介！

◎前編は「勤怠管理表」

◎後編は「加工実績表」

に分けて紹介します。
見たい項目は目次の対象項目をクリックして飛んでいってください♪

しんたろ。

Excel歴10年以上のプロ

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【実績】
□2016年
海外拠点において、Excelでの業務改善による納期遵守率50%→100%達成。
□2018年
自動化を促進させ、自身の残業時間を年間240時間削減成功。
□2023年
├ブログとTwitter開始
├Excel無料相談会→即日満席
└ChatGPT×Googleスプレットシート配布で1週間で35万インプ達成

仕事ができなくて毎日上司に叱責されていた私がExcelを学んだら評価され残業を大幅に削減！現在は職場改善チームに所属し、PythonやRPAなどのツールで会社全体の改善をしています。仕事の依頼はTwitterのDMまで！

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［前編］勤怠管理表を作成

まずは完成形から

対象者の勤務を入力すると１６行〜２０行に各日シフトの合計が自動で更新されます。
また、「開始日」に月の１日目を入力すると、日付と曜日が自動で更新されます。

罫線で骨組み作成

罫線を作る際を必要な項目を確認しましょう。

①は、どのセルにするか特に気にせずOK。

②〜⑤については図を参考に配置をおねがいします。

後々セル番地を指定しながら説明をおこないますので伝えやすくなります。ご協力をおねがいいたします。

①勤務開始日・終了日を入力（EOMONTH関数）

開始日と終了日の説明をします。

◎開始日

７月だったら「7/1」と手入力。

◎終了日

EOMONTH関数を使用します。EOMONTH関数をしようすると対象の月末を出力してくれます。

今回は開始日がセルK2にありますので

「=EOMONTH（K2,０）」

とセルK3に入力ください。

②月タイトル

こちらはどの月のシフトなのかを、わかりやすくするためのアイキャッチ情報です。

いちいち手打ちで更新するのは面倒くさいので関数を入れましょう。

①で作成した「開始日」の月を使用します。

「=TEXT(K2,”M”)＆”月度シフト表”」

TEXT関数を使って表示形式を「月」だけにして”＆”で「月度シフト表」と繋げます。

Excel Magic: 別々のセルを結合して表示する方法

③勤務時間の項目

④名簿・日付・曜日

ここからが本番です。
初心者の方はここを乗り越えると一気に楽しくなります！

名簿

まずは対象者の名前を入力してください。ドロップダウンリストを作成し、入力ミスを防ぐなど方法はあります。

【入力ミス撲滅！】リスト化で選択式へ。複数連動と自動追加の方法

日付

セルD６には②で入力した「開始日」を選択します。
ですので、セルD６には「=K2」が入ります。

開始日以降のセルを入力していきましょう。
セルE6には先程入力したセルD6の値にプラス１して右端までコピペすれば良いです。

ですがここでポイント。
月間シフト表を作りたいので、他の月日はいらないですよね。このままプラス１を引っ張ってきてしまうと・・・

「６月のシフト表なのに７月１日まで出現しちゃった！」
となります。これを回避するために

IF関数を使用しましょう。

［Excel］結果によって表示を変更する方法

IF関数を追加して、もし当月ではなかった場合は空白という条件分岐にしましょう。

「=IF(D6+1>$K$3,””,D6+1)」

これで表示されなくなりましたね。

曜日

TEXT関数を使って６行目の日付に連動した曜日を出力できるようにしましょう！セルD7に

「=TEXT(D６,”aaa”)」

と入力すると、上の図でいくと「水」と結果がでますね。ちなみに“aaaa”と打つと「水曜日」と結果がでます。

”a”を一文字追加するだけで「曜日」が出てくるなんて・・・

ルールを覚えれば簡単！覚えておこうね♪

「曜日」を入力し終わったら後はコピペしましょう。これで曜日設定は終了♪

休みの日を「条件付き書式」でハッチング

土日＆祝日の対象日を色付けするために

条件付き書式で自動色付をするようにします。

【１分で理解】Excelの条件付き書式設定で色を自動で付ける方法

まずは「ホーム　→　『条件付き書式』」をクリック。

次に、どのような条件の際に色を塗るか定義します。

「=OR(WEEKDAY(D$6)=1,WEEKDAY(D$6)=7)」

OR関数（〜または）にネストで「WEEKDAY関数」を使います。

WEEKDAY関数は、「１〜７」の数字に応じて「日〜土」までを出力してくれます。

［後編］加工実績表の作成

完成イメージをまずはチェック

上の図を目標に作成を進めます。「月」を変更すると・・・

連動してカレンダーが自動で更新されます♪

日付を更新するだけでカレンダーの日が変わるのはとても楽ですね！！

日付設定方法の確認

まずはカレンダーのベース作成

完成イメージのようにまずは下記①〜③まで作成してください。

年、月の情報設定

次に、年月に入力された値通りにデータが変わる関数を入力していきます。

②にdate関数についてはセルB3に「＝date(G2，H3，1）」を入力

③についてはセルC3に「weekday(B3)」を入力してください。

補足ですが、weekday関数の引数は「日曜＝1、土曜＝2、・・・」と続いていきます。

下の画像は「2022/04/01＝金曜日＝6」となります。

カレンダーの始まりを取得する方法

先ほど入力をした関数が反映されるように今度はカレンダーの中に関数を入れていきます。

セルB6には「B3-(C3-1)」と入力をします。いまいち分かりにくいと思いますので説明すると月初日から何日前かを考えます。

セルB6には月初日の曜日数値に対して-1日遡った日付が入力されるので、自然と該当日が日曜日に設定されるということになります。

カレンダーの始まり以外を決める方法

下の図は、分かりやすいようにあえて数式表示にしています。

6行目が一旦完成です。

次はセルB7にまた数式を入れていくのですが今度は「＝H6+1」を入力することで連続した日にちのデータを入力します。

セルC7からはセルC6と同じように前の日に対して＋1日を入力してあげてください。

ここまで入力をし終えたら後は簡単です。

B7からH7の範囲をコピーし、8行目から11行目までコピーをしていただくと一旦完成です。

ただこのままの日付だと、ちょっと見にくいですので「表示形式」で見た目を変えていきます。

表示形式の変更

まずはセルB6からH11まで範囲選択をします。

※セルB6にカーソルを合わせて

「shift キー+Ctrlキー+⇨矢印」

「shift キー+Ctrlキー+⇩矢印」

で簡単に範囲選択できます＾＾

「ctrl + A」でもできますよ♪

表示自体は日にちだけ表示すれば良いので

現在の表示形式［yyyy/m/d］を［d］のみに変更します。

入力が完了すると・・・。

日にちのみとなりました！だいぶ完成形に近づいてきましたね＾＾

ですが、当月の日付を表示する必要って正直無いですよね。

「いらない日付の消し方」についてになります。

条件付き書式設定の確認

対象ではない日付を消す方法

当月の日にちではない日を消す方法を伝授いたします。

すると、セルB6の文字が白くなり消えて見えます。

B6をコピーして

「shift キー+Ctrlキー+⇨矢印」

「shift キー+Ctrlキー+⇩矢印」

で範囲選択をした後に、右クリックを押して

「形状を選択して貼り付け　⇨　書式　⇨ ok」

を押すと全体に条件付き書式が反映されます。

カレンダー全体を整える

後は、見た目を整えて終わりです。

日付の下に挿入で追加して余裕を持たせて見るとかなり見栄えが良くなります。

動作確認

「H3」に日付を入れて無事に動いているか動作確認してみてください。

まだ作り込みたい人は、曜日や日のカラーを変えたり年月をプルダウンメニュー化したりオリジナルをぜひ作ってみてください♪

こういう感じで実績管理をするのもよし！実績の集計にはSUMIFS関数がおすすめ♪

さいごに

　今回作成したようなカレンダーは、様々なアプリやツールがありますが、やはり自分で作成すると融通が効くので特にオススメです。

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「会社の収入だけでは不安」そう思い出会った副業がブログでした。書いた記事たちが、あなたが寝ている間もずっと働いてくれます。『不就労』の完成です。

記事を書く際の様々な分析にExcelがとても役立ちます。私は２０２３年末までにブログで脱サラする予定です！

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